Các yếu tố giúp kế hoạch kinh doanh thành công

Để thu hút sự hứng thú từ nhà đầu tư, một đề án kinh doanh cần phải thể hiện những yếu tố hoàn hảo. Kế hoạch kinh doanh (KHKD) tốt đòi hỏi sự hoạch định và kiên trì theo đuổi thực hiện. Đây là một quá trình chứ không chỉ đơn thuần là một kế hoạch. Các yếu tố quan trọng cần lưu ý khi hoạch định một KHKD tốt bao gồm:

1. Tính thực tiễn

Ý tưởng kinh doanh thực tế bắt nguồn từ thị trường, vì vậy kế hoạch cần cung cấp thông tin đầy đủ về dung lượng thị trường, nhu cầu, thị hiếu khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các xu hướng phát triển thị trường…

Một KHKD tốt thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường hiệu quả. Hiểu rõ thị trường giúp định vị khác biệt, xây dựng các mục tiêu khả thi, phù hợp với năng lực, chủ động đón bắt và khai thác tốt cơ hội thị trường.

2. Tính cụ thể

Kế hoạch tốt cần thể hiện các mục tiêu rõ ràng, cụ thể và đo lường được chứ không nên chung chung hay mơ hồ. Để đảm bảo kiểm soát và thực hiện các mục tiêu, KHKD cần phân chia thành các mục tiêu và chỉ tiêu nhỏ hơn cho từng thời đoạn với trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, cá nhân, kèm theo kế hoạch hành động, nguồn lực phân bổ phù hợp về tài chính, nhân sự, thời gian cũng như tài sản.

3. Tính khả thi

Năng lực triển khai thể hiện qua khả năng hình dung trước các vấn đề tương lai và khả năng thực thi kế hoạch. Bên cạnh đó là tận dụng cơ hội hay xu hướng thị trường, cách thức quản lý nguồn lực tiếp thị, bán hàng, phát triển doanh nghiệp lâu dài, cách thức mang đến lợi ích cho khách hàng và cổ đông…

4. Khả năng tiếp thị

KHKD tốt có khả năng truyền thông và thu hút thể hiện qua cách thức trình bày tài liệu, kỹ thuật trình bày trực tiếp và nội dung bên trong. Phần tổng kết kế hoạch được tóm lược trong 2-3 trang đầu nhằm tăng thu hút với nội dung súc tích thể hiện mục tiêu, mô tả thị trường và khách hàng mục tiêu; định vị sản phẩm và ưu thế khác biệt, đội ngũ lãnh đạo.

Bạn cần chăm sóc kỹ cách thức trình bày tài liệu và rèn luyện kỹ năng trình bày trước hội đồng để tăng thu hút, thuyết phục người nghe. Lưu ý bạn có không quá 5 phút để thuyết phục nhà đầu tư.

5. Đội ngũ lãnh đạo

Đội ngũ lãnh đạo là yếu tố hàng đầu khi đánh giá KHKD do đó bạn cần cung cấp thông tin đầy đủ về kiến thức, năng lực, kinh nghiệm & kỹ năng đặc biệt của từng thành viên nhằm thể hiện khả năng thực thi kế hoạch thành công.

Theo Doanh Nhân Sài Gòn

Kiểm soát nội bộ Phần 6: Kiểm soát Hệ thống Thông tin

kiemtoan.com.vn sẽ đăng tải lại báo cáo về kiểm soát nội bộ do Quỹ đầu tư vốn tư nhân (Private Equity) Mekongcapital. Mục đích của báo cáo là nhằm trợ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong hoạt động thông qua việc thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ.

6.1 Uỷ quyền tiếp cận tài liệu của công ty

6.1.1 Rủi ro

Dữ liệu kế toán và tài liệu của công ty (hồ sơ khách hàng, đăng ký tài sản, hồ sơ nhân viên,…) có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợi hoặc bị ai đó không có thẩm quyền phá huỷ.

6.1.2 Giải pháp

Từng người sử dụng máy tính cần có một tài khoản người sử dụng và mật khẩu duy nhất và bất kỳ phầm mềm nào cũng cần được thiết kế để vận hành với đúng tài khoản người sử dụng đó.

Các phần mềm cụ thể cũng nên được thiết kế theo cách mà những người sử dụng cụ thể được trao quyền sử dụng một phần hoặc tất cả phần mềm, hoặc tiếp cận một phần hoặc toàn bộ hồ sơ dữ liệu.

Công ty nên có chính sách rõ ràng bằng văn bản về điều này và chính sách này nên được Cán bộ Quản lý IT hoặc một người khác có thẩm quyền lưu giữ và thực hiện.

Sổ ghi người sử dụng máy tính và các phần mềm cần được kích hoạt khi có thể. Những người sử dụng thường xuyên không được phép có khả năng xoá hoặc sửa đổi sổ ghi (nghĩa là họ không được có quyền của cán bộ quản lý IT). Định kỳ công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về các sổ ghi để xác định những người sử dụng không được phép.

6.2 Bảo vệ cơ sở dữ liệu và tài liệu của công ty

6.2.1 Rủi ro

Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của công ty và phần mềm độc quyền của công ty có thể bị hư hỏng do cháy, hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại hay ăn cắp.

6.2.2 Giải pháp

Các tệp tin và bản ghi cần được thường xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất là hàng ngày nhưng nhất định không được ít hơn mức hàng tuần.

Trong điều kiện lý tưởng nên có 2 tệp tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tệp tin cất giữ an toàn ở văn phòng và một tệp tin cất giữ an toàn ngoài văn phòng.

Quy trình lập bản sao dự phòng phải được kiểm tra định kỳ và nên có một kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trong trường hợp tệp tin dữ liệu chính bị hỏng hoặc một trong những tệp tin dự phòng bị hỏng.

Các dữ liệu quan trọng nên được cất giữ ở máy chủ trung tâm, hoặc hệ thống lưu giữ mạng, và không nên lưu giữ ở các máy tính riêng lẻ. Điều này là rất quan trọng vì các đĩa cứng riêng lẻ dễ bị hỏng hóc, dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu trên các đĩa cứng đó. Máy chủ và hệ thống lưu giữ mạng nên sử dụng RAID hoặc các hệ thống khác để ngay cả khi một đĩa cứng bị hỏng, dữ liệu cũng không bị mất.

Máy chủ tệp tin trung tâm, hệ thống lưu giữ liên quan đến mạng, và các đĩa dự phòng nên được để ở nơi an toàn, có khóa và chỉ một số người hạn chế có thể tiếp cận.

6.3 Bảo vệ hệ thống máy tính

6.3.1 Rủi ro

Phần cứng, phần mềm và các tệp tin dữ liệu có thể bị hỏng do việc sử dụng trái phép hoặc do tin tặc, do cài đặt phần mềm không đăng ký, hoặc do virus phá hoại.

6.3.2 Giải pháp

Công ty nên cài đặt phần mềm diệt virus, chẳng hạn như Norton Anti-Virus, trên tất cả các máy tính và thực hiện quy định là định kỳ chạy và cập nhật phần mềm này. Phần mềm diệt virus nên được thiết kế để quét tất cả các tệp tin công ty nhận qua email hoặc mở ra.

Công ty nên có quy định không được chạy phần mềm nào chưa cài đặt, không có bản quyền hoặc phần mềm tự chạy mà không được sự phê chuẩn bằng văn bản của cán bộ quản lý IT hoặc cấp quản lý phù hợp. Trong khi đó, người sử dụng bình thường mà dùng máy chạy trên môi trường Windows chỉ nên có quyền của “người sử dụng” để họ không thể cài đặt các phần mềm vào máy tính của họ. Theo cách này, chỉ cán bộ quản lý IT mới có thể cài đặt phần mềm vào các máy tính.

Nếu công ty có hệ thống mạng máy tính mà kết nối với internet thì công phải bắt buộc phải có bức tường lửa giữa mạng của công ty với internet. Nếu các máy tính đơn lẻ kết nối trực tiếp với internet, thì từng máy tính nên có bức tường lửa cho phần mềm, chẳng hạn như Norton Firewall, cài đặt trong từng máy và cần được thiết kế chính xác.

Tác giả bài viết: Bích Hường

Kiểm soát nội bộ Phần 5: Kiểm soát Tiền mặt và Tài khoản Ngân hàng

Kiểm soát nội bộ Phần 5: Kiểm soát Tiền mặt và Tài khoản Ngân hàng

5.1 Kiểm soát tiền mặt

5.1.1 Rủi ro

Tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc mất cắp.

5.1.2 Giải pháp

Nên có một hệ thống như là sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép thu và chi tiền mặt. Ngoài ra, tiền mặt chỉ được rút ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được phê duyệt và thu tiền mặt phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt.

Nên có hạn mức thanh toán tiền mặt và mọi khoản thanh toán vượt quá một mức nhất định phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng.

Vào một thời điểm chỉ nên có một người tiếp cận tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ trong hộp có khoá.

Bút toán giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên riêng biệt lập và nhân viên này không được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền mặt. Số dư tiền mặt trên sổ cái cần được đối chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập.

5.2 Đối chiếu ngân hàng

5.2.1 Rủi ro

Công ty có thể không ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời các khoản chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng có gian lận hoặc có lỗi.

5.2.2 Giải pháp

Kế toán ngân hàng nên thực hiện việc đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư trên sổ sách kế toán của công ty. Việc đối chiếu này nên được một người có thẩm quyền kiểm tra và người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền. Ngoài ra, việc đối chiếu này nên được tiến hành định kỳ, ít nhất là hàng tháng. Bất kỳ chênh lệch nào cũng nên được đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng xử lý hoặc các séc đã phát hành nhưng chưa trình ngân hàng và bất kỳ khoản mục nào không đối chiếu được cần phải báo cáo ngay cho Kế toán Trưởng hoặc Giám đốc Tài chính để có biện pháp xử lý.

5.3 Kiểm soát nhân viên thực hiện việc chuyển khoản/rút tiền ngân hàng mà không được phép

5.3.1 Rủi ro

Người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản ngân hàng của công ty có thể chỉ thị việc chuyển khoản hoặc rút tiền cho mục đích không được phép. Một cách khác là nhân viên có thể có được chữ ký có thẩm quyền cho việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng do người có thẩm quyền ký duyệt không để ý kỹ đến chứng từ mà người đó ký.

5.3.2 Giải pháp

Công ty nên áp dụng một cách thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nào đó – chẳng hạn như một chữ ký của Kế toán Trưởng/Giám đốc Tài chính và một chữ ký của Tổng Giám đốc.

Mọi chuyển khoản chỉ được phê duyệt khi các chứng từ kế toán được trình lên. Các chứng từ này bao gồm i) phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt; ii) đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận và hợp đồng mua hàng, nếu có; và iii) biên bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc thực hiện dịch vụ, khi phù hợp.

Tác giả bài viết: Bích Hường