KIỂM SOÁT LƯỢNG TIỀN MẶT

23 08 2009

Sổ tiền mặt

Hãy tưởng tượng rằng bạn đang kinh doanh hàng rau quả. Làm thế nào để bạn có thể nắm biết được toàn bộ hàng lượng hàng mua vào và bán ra của doanh nghiệp?

         Tiền mặt doanh nghiệp thu vào và chi ra để mua bán hàng hoá, trả lương, trả tiền điện nước, tiền thuê mượn .. .

         Rau tươi đặt mua được cung cấp thường xuyên và bạn phải thanh toán tiền; sau đó, các mặt hàng này lại được đem bán cho khách hàng.

Bạn có thể ghi chép lại tất cả các số liệu này không? Rõ ràng là bạn sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn nếu bạn không nắm rõ được số tiền còn dư cuối ngày phải là bao nhiêu.

Cuốn Sổ Tiền mặt theo mẫu đơn giản của chương trình SIYB giúp bạn ghi lại tất cả các giao dịch trên. Sổ Tiền mặt ghi lại các giao dịch, trong đó nêu cụ thể khoản tiền “thu vào”, và “chi ra” và lượng tiền “còn dư” .

Cách sử dụng Sổ  Tiền mặt

Khi sử dụng Sổ tiền mặt bạn cần thực hiện các bước sau đây:

1.     Ghi lại khoản tiền còn dư trong ô đầu tiên cột Còn dư và đó là số dư đầu kỳ.

2.     Cứ hàng tháng, hoặc hàng ngày, bạn ghi lại tất cả các khoản tiền mặt  thu vào doanh nghiệp trong phần Thu tiền mặt. Trong cột Diễn giải  bạn ghi nội dung các giao dịch, số lượng hàng bán được, tên khách hàng .. . Bạn ghi lại  số của mỗi hóa đơn vào cột “Số chứng từ”. Chứng từ tiền mặt bao gồm:

1.     Mọi khoản  tiền nộp vào của các cá nhân hay của chủ doanh nghiệp vào doanh nghiệp;

2.   Các khoản vay ngân hàng các nguòn thu khác;

3.     Các khoản tiền thu được từ khách mua hàng trả chậm phải ghi lại số tiền này vào phần Thu Tiền mặt;

3.     Trong phần Chi Tiền mặt ghi lại mỗi giao dịch có trong doanh nghiệp . Bạn cần giữ lại tất cả các chứng từ cho các khoản chi . Hãy đảm bảo rằng bạn có giấy biên nhận hay các laọi chứng từ bằng văn bản  cho các khoản tiền bạn bạn đã chi , ví dụ như mua hàng, mua nguyên vật liệu, trả lương, trả tiền thuê mượn , sửa chữa .. . Hãy ghi lại số séc vào cột Số chứng từ

4.     Mỗi lần ghi chép các giao dịch bạn hãy bổ sung số liệu  trong cột Còn dư bằng cách cộng thêm số tiền thu (vào) hay trừ bớt số tiền đã chi (ra).

5.     Cuối mỗi giai đoạn tài chính (thường là một tháng) bạn nên cộng tổng số tiền trong từng cột.

Sử dụng Sổ Tiền mặt để làm đối chiếu ngân hàng

Đối với các doanh nghiệp có tài khoản ngân hàng, bạn có thể yêu cầu họ cung cấp bản Sao kê tài khoản ngân hàng vào cuối các tháng. Bạn có thể tự so sánh các số liệu này với số liệu trong quyển séc và Sổ Tiền mặt. Đây là cách kiểm tra một cách chính xác xem hiện thời bạn đang có bao nhiêu tiền.

Tuy nhiên, khi đọc bản kê tài khoản ngân hàng bạn cần xem lại mọi giao dịch một cách cẩn thận vì các giao dịch diễn ra cuối tháng thường không xuất hiện trên bản kê. Một trong các lý do của sự chênh lệch giữa các con số trong bản kê và Sổ Tiền mặt là:

 

Còn tiền nợ trên tài khoản

Phí lãi suất ngân hàng chưa được tính trong Sổ Tiền mặt

Séc chưa thanh toán

Tiền cho khách hàng mua trả chậm chưa được ghi vào Sổ Tiền mặt

Lỗi trong Sổ Tiền mặt

Séc bị từ chối thanh toán

Lỗi của Ngân hàng

Phí ngân hàng

 

Cách kiểm tra số liệu ngân hàng

1.   Sử dụng Sổ Tiền mặt, quyển séc và bản sao kê tài khoản ngân hàng để so sánh và ghi lại những séc (chi phiếu) có ghi trong bản sao kê tài khoản ngân hàng và chưa sử dụng.

2.   Ghi lại  số dư cuối kỳ trong tài khoản ngân hàng trong bản sao kê tài khoản.

3.   Đánh dấu  số tiền ký gửi và rút ra trong bản sao kê tài khoản ngân hàng. Trong bản Đối chiếu Tài khoản, liệt kê các khoản tiền gửi chưa rút ra trong bản kê. Cộng tổng các con số trên lại với nhau và ghi vào cột Còn dư.

4.   Séc chưa thanh toán – Trong bản Đối chiếu Tài khoản , liệt kê những séc doanh nghiệp đã xuất ra nhưng chưa có trên bản kê.

5.   Lấy tổng số tiền trong phần Còn dư cộng với khoản tiền gửi chưa được ghi  rồi đem trừ đi  số tiền trong séc chưa thanh toán.

6.   Số dư là khoản tiền bạn hiện đang có trong ngân hàng. Hãy so sánh con số này với  các số liệu trong Sổ Tiền mặt  và quyển séc của bạn để chỉnh lý lại nếu cần.


Hành động

Information

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s




%d bloggers like this: