Hỗ trợ kế hoạch bằng những hành động và thông điệp nhất quán

1 07 2008
Một khi nhu cầu thay đổi được truyền đạt một cách thuyết phục và tranh thủ được sự hỗ trợ rộng rãi, sự hỗ trợ đó phải được duy trì thông qua các thông điệp và hành động nhất quán.

Sự thiếu nhất quán trong cả hai sẽ gửi đi một thông điệp tiêu cực – rằng cấp quản lý không nghiêm túc về việc thực hiện thay đổi hoặc không sẵn sàng làm phần việc của mình.

Hãy xem ví dụ sau đây: Cách đây vài năm, một trong ba nhà chế tạo ô tô lớn nhất nước Mỹ đã trải qua một cuộc tái cơ cấu đầy gian khổ. Mọi người đều được yêu cầu hy sinh bằng cách từ bỏ các phúc lợi hiện tại để có được sức cạnh tranh lớn hơn và sự thịnh vượng hơn trong tương lai.

Hàng ngàn nhà quản lý cấp trung và nhân viên bị thôi việc và công đoàn của công ty được yêu cầu ngừng tăng lương và phúc lợi cho công nhân. Do công ty đã thực hiện việc cải tổ một cách đầy thuyết phục nên mọi người đều đón nhận thông điệp và không đòi hỏi nhiều về quyền lợi, ngay cả công đoàn cũng sẵn sàng hỗ trợ. Tuy nhiên, trong vòng vài tháng, ban quản lý cấp cao tự thưởng cho chính mình và những người nắm giữ các trọng trách khác những khoản thưởng và tăng lương đáng kể. Khi hành động thiếu nhất quán đó bị phát hiện, niềm tin giữa cấp quản lý và nhân viên cũng như công đoàn tan thành mây khói. Sự hợp tác bỗng biến thành sự chống đối công khai trong gần mười năm.

Cùng lúc, một công ty trong một ngành công nghiệp khác cũng ủng hộ một chương trình tái cơ cấu và thắt lưng buộc bụng tương tự. Nhưng công ty này đã làm điều đó với những hành động nhất quán và rõ ràng. Giám đốc điều hành đã đi đầu bằng cách mua vé máy bay hạng thường cho những chuyến công tác của mình. Ông không dùng xe hơi riêng đưa đón khi đi công tác. Những người điều hành khác trong công ty khi đi công tác cũng noi gương vị lãnh đạo của mình. Tất cả mọi người đều nhận thấy rõ điều đó.

Theo bạn thì công ty nào trong hai ví dụ nêu trên sẽ thành công hơn trong việc xây dựng sự hỗ trợ từ nhân viên cho chương trình thay đổi?

SQA – một bộ phận kinh doanh đồ nội thất văn phòng chi phí thấp rất thành công của Herman Miller mà chúng ta đã đề cập trong những chương trước, đã dùng các thông điệp nhất quán để hỗ trợ nỗ lực tăng cường việc thực hiện chính xác và đúng hẹn theo đơn đặt hàng. Mọi người đều hiểu rằng đây là biện pháp chính cho sự thay đổi thành công của bộ phận này. Vì thế các nhà quản lý đã áp dụng nhiều cách để tăng cường sự hiểu biết đó. Chẳng hạn, họ cho treo các bảng hiệu ở mọi cổng vào nhà máy, và mỗi sáng lại dán lên đó tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng đúng hạn của ngày hôm trước. Chỉ cần bạn đi ra hay đi vào nhà máy là có thể biết kết quả thực hiện của ngày hôm qua. Họ cũng thêm thông báo đơn đặt hàng đúng hạn vào các thông điệp e-mail nội bộ. “Ngày hôm qua tỷ lệ giao hàng đúng hạn là 99,2%.” Phó chủ tịch điều hành thậm chí còn hỏi ngẫu nhiên các nhân viên xem liệu họ có biết kết quả của ngày hôm trước. Câu trả lời đúng được thưởng tờ 100 đô la hoặc một ngày nghỉ phép.

Thông điệp hay hành động nào sẽ nhất quán với chương trình thực hiện ở công ty bạn?

Phát triển các cơ cấu hỗ trợ

Các cơ cấu hỗ trợ là những hoạt động và chương trình hỗ trợ việc thực hiện thành công và là phần quan trọng trong một kế hoạch tổng thể, bao gồm các chương trình thí điểm, huấn luyện và cơ chế khen thưởng.

Các chương trình thí điểm tạo cơ hội cho mọi người thử thách với việc thực hiện và giải quyết các vấn đề nan giải ở quy mô nhỏ và dễ quản lý hơn. Đây là những nơi thử nghiệm và khắc phục lỗi nếu có về việc cải tổ trước khi áp dụng rộng rãi. Những chương trình thí nghiệm này có giá trị vì thay đổi một phòng ban riêng lẻ hầu như luôn dễ dàng và ít mạo hiểm hơn so với việc thay đổi toàn bộ công ty.

Các chương trình huấn luyện cũng có giá trị tương đương. Motorola và General Electric đã triển khai các chương trình đào tạo chính thức như những yếu tố hỗ trợ chính để đảm bảo chất lượng. Xerox cũng làm như vậy khi thiết lập chương trình tạo điểm chuẩn toàn công ty vào giữa thập niên 1980. Mọi nhân viên của Xerox đều nhận được một bản sao “cuốn sách nhỏ màu vàng” – cái tên mà họ dùng để nói đến sách hướng dẫn của công ty về các phương pháp lập điểm chuẩn, và các giảng viên nhiều kinh nghiệm được đưa vào hầu hết các bộ phận vận hành của công ty.

Cơ chế khen thưởng cũng đóng vai trò hỗ trợ đắc lực. Hầu như tất cả mọi người đều đón nhận những hành động dẫn đến việc khen thưởng. Do vậy, nếu kế hoạch hành động của bạn yêu cầu mọi người phải làm việc nỗ lực, thông minh hoặc sáng tạo hơn, thì cơ chế khen thưởng của bạn phải tương xứng với những hành động được mong đợi đó. Tuy nhiên, các chương trình động viên cũng phức tạp và lệ thuộc vào nhiều tình huống, vì vậy cần được xây dựng trong bối cảnh của từng công ty. Sau đây là một số câu hỏi khi bạn xem xét thiết lập các cơ cấu hỗ trợ:

* Nơi nào có thể áp dụng chương trình thí điểm trong quá trình thực hiện chiến lược của bạn?

* Sự huấn luyện nào (nếu có) là phù hợp trước khi bạn thực hiện các kế hoạch hành động?

* Hành vi của nhân viên có phù hợp với các kế hoạch hành động thông qua cơ chế khen thưởng không?


Hành động

Information

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s




%d bloggers like this: