Giao tiếp không ngừng

1 07 2008
Giao tiếp là công cụ thực hiện chiến lược quan trọng nhất của cấp quản lý nhằm xác định rõ:

* Chiến lược là gì

* Tại sao chiến lược này lại quan trọng

* Việc thực hiện chiến lược hiệu quả sẽ có lợi cho công ty và nhân viên như thế nào

* Mỗi người sẽ đóng vai trò gì trong việc thực hiện chiến lược

Bốn điểm này tạo thành nền tảng chính cho mọi cuộc giao tiếp của cấp quản lý với cấp dưới và những người báo cáo trực tiếp cho họ.

Giao tiếp là một công cụ hiệu quả để thúc đẩy nhân viên, vượt qua sự chống đối, chuẩn bị tinh thần cho nhân viên về các khoản thưởng phạt, và hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện chiến lược. Giao tiếp hiệu quả có thể tạo tiếng nói chung cho công việc khó khăn phía trước và có ý nghĩa quan trọng đối với việc thực hiện chiến lược ngay từ lúc bắt đầu. Thêm vào đó, giao tiếp phải có tính liên tục. Sau đây là các bí quyết để giao tiếp trong quá trình nỗ lực thay đổi:

1. Xác định bản chất của chiến lược mới và những kết quả mong muốn. Các khẩu hiệu, chủ đề và cách truyền đạt không xác định được mục đích của chiến lược. Hãy truyền đạt thông tin cụ thể về việc chiến lược mới sẽ ảnh hưởng đến sự thỏa mãn của khách hàng, chất lượng, thị phần, doanh số hay năng suất như thế nào.

2. Giải thích lý do. Nhân viên thường không nắm được các lý do kinh doanh đằng sau sự thay đổi chiến lược. Bạn có thể dành nhiều thời gian để nghiên cứu vấn đề và khám phá dữ kiện, nhưng các đồng nghiệp của bạn lại không chia sẻ bí mật về các thông tin đó. Bạn hãy chia sẻ với nhân viên các phương án lựa chọn khác nhau và lý do tại sao một hoặc một số phương án lại hiệu quả hơn những phương án khác.

3. Giải thích phạm vi thay đổi chiến lược, ngay cả khi có những thông tin xấu. Mức độ chịu ảnh hưởng của mọi người không giống nhau, điều này sẽ dẫn đến những suy đoán làm nảy sinh nỗi sợ hãi. Nỗi lo sợ và sự không chắc chắn có thể làm tê liệt một công ty. Bạn có thể tránh điều này bằng cách tìm các dữ kiện thực tế. Nhưng đừng tô vẽ chúng. Nếu nhân viên phải thôi việc, hãy thông báo trước. Ngoài ra, cũng nên giải thích những việc sẽ không thay đổi. Điều này giúp nhân viên có thêm điểm tựa.

4. Minh họa kế hoạch hành động thực hiện chiến lược bằng đồ thị để nhân viên có thể hiểu và ghi nhớ. Đây có thể là biểu đồ diễn tiến những gì phải xảy ra, hoặc hình ảnh minh họa viễn cảnh công ty khi đã được thay đổi. Cho dù bạn trình bày bằng hình thức nào đi nữa thì điều cần thiết là phải rõ ràng, đơn giản và dễ nhớ.

5. Dự đoán những yếu tố tiêu cực trong quá trình thực hiện. Những yếu tố tiêu cực này bao gồm phải làm việc quá mức, thay đổi về nhiệm vụ và những khó khăn dễ gây nản lòng. Nếu chuẩn bị trước cho nhân viên những tình huống có thể xảy ra này, họ sẽ dễ dàng vượt qua chướng ngại.

6. Giải thích tiêu chí thành công và cách thức đánh giá thành công. Hãy xác định sự thành công một cách rõ ràng và đưa ra những cách thức để đánh giá sự thành công đó. Đây là một phần trong kế hoạch hành động của bạn. Nếu bạn không lập được những tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng về mục tiêu cần phải đạt được, mọi người sẽ không biết được liệu họ có đang đi đúng hướng không? Hãy đánh giá mỗi tiến bộ đạt được và thông báo tiến bộ đó với mọi người.

7. Giải thích chế độ khen thưởng cho sự thành công. Nhân viên cần có động cơ cho công việc họ đang làm. Hãy thật rõ ràng về việc các cá nhân sẽ được khen thưởng như thế nào cho việc xúc tiến các mục tiêu thực hiện chiến lược.

8. Lặp đi lặp lại mục đích thay đổi và các hành động đã lên kế hoạch. Nếu thông báo đầu tiên không làm phát sinh câu hỏi nào cả, đừng cho rằng nhân viên đã chấp nhận hoàn toàn sự cần thiết phải thay đổi. Có thể là do họ ngạc nhiên, lúng túng hoặc bất ngờ. Vì vậy hãy tổ chức một cuộc họp khác ngay sau cuộc họp thông báo đầu tiên. Cuộc họp tiếp theo này sẽ truyền đạt những khía cạnh cá nhân trong dự án thay đổi.

9. Sử dụng các phong cách giao tiếp đa dạng phù hợp với người nghe. Một số người có khả năng lĩnh hội cao nhất với những tài liệu in ấn hoặc với sơ đồ. Một số khác lại dễ tiếp thu qua các bài thuyết trình. Vì mọi đối tượng khán giả đều có những phong cách lĩnh hội khác nhau, nên hãy cung cấp nhiều phương tiện giao tiếp – bản tin chuyên đề, các sự kiện, e-mail, và các bài thuyết trình – để mọi người được cung cấp đầy đủ thông tin, cảm thấy mình có phần trong đó và được khích lệ. Các cuộc giao tiếp này nên thể hiện trung thực những thành công hay thất bại. Nếu mọi người mất lòng tin vào những gì họ nghe được thì họ sẽ không hành động ăn khớp với bạn.

10. Giao tiếp phải có tính hai chiều. Việc thực hiện chiến lược là nhiệm vụ chung của tổ chức, vì vậy bạn nên dành nhiều thời gian để lắng nghe. Sự tập trung của bạn sẽ giúp người khác cảm thấy mình hữu ích và có tinh thần làm việc. Người lãnh đạo cần có phản hồi, và những người thực hiện cần có cơ hội chia sẻ hiểu biết và mối quan tâm của họ với những người lãnh đạo biết lắng nghe.

11. Hãy nhất quán. Nhân viên sẽ lắng nghe từng lời nói của bạn, đồng thời cũng để ý những điểm trái ngược giữa lời nói và những cử chỉ cùng cách cư xử của bạn. Bạn có nói và hành động với một lòng nhiệt tình thật sự không? Phong thái của bạn có thể hiện sự tự tin không? Hãy đặt mình vào vị trí của người khác khi nhìn nhận bản thân để cư xử đúng mực.

Tóm lại, khía cạnh con người trong việc thực hiện chiến lược nên là mối quan tâm quan trọng nhất của các nhà quản lý. Thiếu sự tận tâm và làm việc tích cực của nhân viên, các kế hoạch hành động sẽ trở nên vô nghĩa.

Tóm tắt

* Hãy thu hút sự tham gia thực hiện chiến lược của những người phù hợp. Những người này nên bao gồm các cá nhân có năng lực chuyên môn, những người có khả năng tiếp cận các nguồn lực quan trọng, và những nhà lãnh đạo không chính thức mà mọi người thường hỏi xin lời khuyên và tư vấn khi gặp khó khăn.

* Đừng để những người có cái tôi quá lớn, có quá ít thời gian, không nhiệt tình, cũng như những người thường gây rắc rối vào nhóm thực hiện chiến lược.

* Hãy nhất quán trong lời nói và hành động. Đừng yêu cầu nhân viên hy sinh cho chiến lược mới, nếu bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo, lại không sẵn sàng hành động như vậy.

* Việc thực hiện chiến lược thành công được ủng hộ bởi các cơ cấu hỗ trợ như các chương trình thí điểm, huấn luyện và cơ chế khen thưởng.

* Hãy tổ chức kỷ niệm khi bạn đạt được các điểm mốc thành tích quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn giữ đà tiến bộ, duy trì sự hỗ trợ và tinh thần của mọi người.

* Đừng tuyên bố chiến thắng quá sớm.

* Hãy duy trì sự giao tiếp ổn định. Hãy nhắc nhở mọi người về bản chất của chiến lược, tầm quan trọng của nó, nhân viên và công ty sẽ được hưởng lợi từ chiến lược ấy như thế nào, và những vai trò mà họ cần đóng góp.

* Hãy cởi mở đón nhận sự giao tiếp của người khác.


Hành động

Information

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s




%d bloggers like this: